Excel chắc hẳn là công cụ tin học không còn xa lạ với dân văn phòng nhưng việc sử dụng Pivot Table để hỗ trợ thống kê dữ liệu một cách đơn giản hơn thì chưa nhiều người biết đến. Vậy hãy cùng THCS Hưng Bình đi tìm hiểu sâu hơn xem Pivot Table là gì nhé.
Pivot Table là gì?
Định nghĩa Pivot Table là gì?
Pivot Table là một bảng các giá trị nhóm mà tập hợp các mục cá nhân của một bảng rộng hơn (chẳng hạn như từ một cơ sở dữ liệu, bảng tính,…) trong một hoặc nhiều danh mục rời rạc.
Với PivotTable, bạn có thể phân tích một hoặc nhiều yêu cầu cụ thể, ví dụ: trích xuất dữ liệu, tạo báo cáo, thống kê… bằng việc sử dụng hàm tổng hợp để nhóm các dữ liệu lại với nhau theo đúng yêu cầu của bạn.
Pivot Chart là gì?
Pivot Chart được gọi là biểu đồ của dữ liệu trong Pivot Table đã được liên kết.
Khi bạn tạo Pivot Chart, vùng lọc Pivot Chart sẽ được hiển thị. Bạn có thể sử dụng trường bộ lọc này để sắp xếp và lọc dữ liệu của mình. Khi bạn thực hiện thay đổi dữ liệu đối với bố cục và dữ liệu trong Pivot Table được liên kết, nó sẽ được phản ánh ngay lập tức trong Pivot Chart và ngược lại.
PivotChart hiển thị chuỗi dữ liệu, loại biểu đồ, đánh dấu dữ liệu,… Bạn cũng có thể thay đổi loại biểu đồ và các tùy chọn khác như tiêu đề, vị trí chú thích, nhãn dữ liệu, vị trí biểu đồ,…
Pivot Table và Pivot Chart có điểm chung là đều cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt về dữ liệu quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.
Lợi ích khi sử dụng Pivot Table là gì?
Sau khi đọc khái niệm ở trên, về cơ bản bạn đã thấy các tính năng chính của Pivot Table là gì rồi đúng không?
Việc người dùng có thể tổng hợp nhiều thông tin và phân tích một cách nhanh chóng đã mang lại rất nhiều lợi ích. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể mà Pivot Table cung cấp cho người dùng:
- Các phương pháp sử dụng luôn dễ sử dụng để có thể dễ dàng truy vấn một lượng lớn dữ liệu.
- Thực hiện tổng hợp dữ liệu số, tổng phụ và tóm tắt dữ liệu, thực hiện các phép tính theo yêu cầu của bạn.
- Mở rộng hay thu gọn thông tin dữ liệu ở các cấp độ khác nhau tùy thuộc vào việc bạn có cần tập trung vào việc nhận kết quả phân tích và tóm tắt cho lĩnh vực mà người dùng quan tâm hay không.
- Tính năng linh hoạt trong chuyển đổi cột thành hàng hoặc ngược lại.
- Các tính năng như lọc, nhóm, sắp xếp và định dạng được cung cấp bởi Pivot Table cũng giúp người dùng tập trung vào thông tin họ muốn dễ dàng hơn.
Cách sử dụng Pivot Table
Về cơ bản, công cụ quản lý dữ liệu phổ biến mà mọi người hay dùng là Excel có sẵn tính năng Pivot Table này, hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng Pivot Table là gì ngay dưới đây.
Cách sử dụng Pivot Table cơ bản
Bước 1: Trước tiên, bạn sẽ cần một bảng dữ liệu, bạn có thể xem ví dụ trong hình dưới đây.
Bước 2: Chọn tất cả dữ liệu từ B3:G15 > sau đó chọn PivotTable.
Bước 3: Khi một cửa sổ mới hiện lên, nhấp vào OK để chọn tạo một PivotTable theo chế độ Excel tiêu chuẩn.
Bước 4: Bảng tổng hợp được hiển thị. Trước tiên, để tính tổng doanh số cho từng nhóm sản phẩm, hãy làm theo trình tự sau:
- Kéo cột Nhóm SP đến vùng Row Labels
- Tiếp theo kéo cột Tháng đến vùng Column Labels
- Kéo cột Số tiền vào vùng Values area
- Kéo cột Khu Vực vào vùng Report Filter
Cách sử dụng Pivot Table nâng cao
Sau khi đã đi qua khái niệm Pivot Table là gì và cách sử dụng cơ bản của nó, có thể bạn sẽ muốn biết cách sử dụng Pivot Table nâng cao trong Excel với Calculated Field và trích xuất dữ liệu từ sheet này sang sheet khác.
- Sử dụng Calculated Field của Pivot Table để thêm trường tính toán mà không cần dùng cách thêm cột trong Excel.
Với Calculated Field trong Pivot Table nâng cao, bạn có thể thực hiện tính toán giữa các trường và tạo trường dữ liệu mới mà không thay đổi bảng dữ liệu ban đầu.
Ví dụ: Nếu bạn có các trường Số lượng và Đơn giá, bạn có thể sử dụng Calculated Field để tạo trường mới mà không cần thêm cột trong PivotTable, sau đó thực hiện phép tính bằng cách nhân Doanh số = Số lượng * Đơn giá trong bảng dữ liệu gốc.
Bước 1: Để sử dụng trường được tính toán của bảng tổng hợp mở rộng trong Excel, hãy bấm vào bất kỳ đâu trong PivotTable > chọn Analyze trong thanh Ribbon > Chọn Fields, Items, & Sets > Chọn Calculated Field.
Bước 2: Khi hộp thoại Insert Calculated Field xuất hiện, bạn đặt tên cho field mới. Ví dụ: “SL * DG” và sau đó chọn công thức thích hợp bằng cách chọn trường và thực hiện các phép tính. Nhần OK sau khi hoàn tất.
Lưu ý Để dán công thức vào Formula, hãy chọn các trường tạo nên công thức, nhấn Insert Field, rồi thêm các phép toán giữa các trường.
Giờ đây, bạn có thể tùy chọn kéo và thả các trường vào các khu vực cho mục đích phân tích dữ liệu của mình.
Ưu điểm của cách tiếp cận này là khi bạn kéo và thả, bạn sẽ thay đổi trường trong Pivot Table, việc tạo field mới giúp đảm bảo kết quả chính xác và khi bạn thực hiện phép tính, nó sẽ sử dụng công thức ở trên.
Nếu bạn có một Pivot Table bên ngoài, kết quả có thể không còn chính xác nữa.
- Cách trích xuất Dữ Liệu từ Sheet này sang một Sheet khác.
Ngoài việc được sử dụng để tính toán và phân tích, Pivot Table cũng có thể được sử dụng để chuyển dữ liệu từ bảng này sang bảng khác và trích xuất dữ liệu có điều kiện sang một trang tính Excel khác.
Thay vì sử dụng chức năng Filter của Excel để lọc dữ liệu và sau đó sao chép nó sang một trang tính Excel khác, bạn có thể sử dụng Pivot Table.
Ưu điểm của phương pháp này là thao tác nhanh chóng và không cần phải can thiệp nhiều lần khi các yêu cầu trích xuất dữ liệu thay đổi.
Những lỗi thường gặp khi sử dụng Pivot Table
Bảng Pivot Table sai
Trong quá trình tạo bảng Pivot Table có thể sẽ bị mắc một số lỗi như chú thích sai tên mà khi làm mới bảng cũng không thể khắc phục lỗi. Vậy lỗi này là do đâu?
Thường thì chú thích sẽ lưu lại khi ai đó đã nhập tên gốc vào bảng.
Excel không cho phép bạn nhập số vào vùng Giá trị Pivot Table, nhưng bạn có thể nhập nhận xét hoặc chú thích mà không gặp sự cố hoặc cảnh báo về Excel.
Đôi khi, đó là một tính năng hữu ích mà bạn thường gõ một khoảng trắng thay vì một màn hình trống. Nhưng nó không phải là một tính năng hữu ích nếu bạn nhầm lẫn giữa bảng Pivot như trong trường hợp này.
Cách khắc phụ chú thích Pivot Table sai
Không có cách nào để lấy lại chú thích Pivot Item. Nếu ai đó thay đổi chú thích Pivot Field, Excel có thể cho thấy tên trường ban đầu và cho phép bạn thay đổi chú thích.
- Nhấp chuột phải vào ô hàng hoặc cột trong Pivot Table.
- Nhấp vào Field Settings.
- Bạn sẽ thấy tên nguồn của Pivot Field và tiêu đề (tên tùy chỉnh) có thể thay đổi.
Để khắc phục nhanh lỗi này, bạn cần nhập lại chú thích ban đầu trong ô trên chú thích hiện có.
Nếu bạn không chắc chắn chú thích chính xác là gì, hãy sử dụng thủ thuật Hiển thị chi tiết để xem các bản ghi từ dữ liệu nguồn. Tên chính xác sẽ ở đó.
Trên đây là những gì bạn có thể cần biết về Pivot Table là gì? Về lợi ích của Pivot Table trong việc quản lý, sắp xếp và xử lý số liệu. Một trong những vấn đề rất quan trọng trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp với hàng ngàn số liệu cần phải được xử lý.
Với những thông tin ở trên, hy vọng bạn đã nắm được khái niệm Pivot Table là gì và cách sử dụng của nó ra sao. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy Like và Share để ủng hộ THCS Hưng Bình tiếp tục phát triển và thêm nhiều bài viết thú vị nữa nhé.
