Trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa và khai báo thủ tục hải quan, Invoice là chứng từ quan trọng không thể thiếu. Vậy Invoice là gì? Bài viết sau đây của THPT Chu Văn An sẽ giải thích chi tiết về Invoice và những điều liên quan.
Invoice là gì?
Invoice là gì?
Invoice hay còn gọi là hóa đơn, một chứng từ rất quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa. Trong hóa đơn ghi chép đầy đủ các thông tin như số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và thành tiền.
Được tài trợ
Invoice là gì trên Facebook?
Invoice trong Facebook là một dạng tài khoản quảng cáo mà Facebook cung cấp cho Agency, với hạn mức tín dụng lớn (Line of Credit) trong quá trình quản lý thanh toán. Thường được gọi tắt là Tài khoản Voi Facebook.
Được tài trợ
Tài khoản Invoice sẽ chi tiêu liên tục đến khi hết hạn mức tín dụng thì thôi. Doanh nghiệp chỉ cần thanh toán cho Facebook một lần khi đạt hạn mức hoặc cuối tháng. Khác với tài khoản quảng cáo thông thường sẽ bị giới hạn chi tiêu hàng ngày.
Các doanh nghiệp sau khi chi tiêu hết hạn mức tín dụng sẽ thanh toán sau cho Facebook. Các Agency thì có thể nhận mức chiết khấu từ hạn mức tín dụng này.
Invoice là gì trong xuất nhập khẩu?
Invoice trong xuất nhập khẩu là chứng từ thương mại, được phát hành bởi người bán cho người mua theo thỏa thuận. Đây là một chứng từ quan trọng trong ngoại thương cũng như trong bộ hồ sơ khai báo hải quan.
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng do người bán tự lập theo form của mình, không phải theo form của Chi cục Thuế hay cơ quan nhà nước nào cả. Điều này khác với hóa đơn bán hàng trong nước.
Trên hóa đơn (Invoice) yêu cầu phải thể hiện rõ nội dung: số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Đây là một trong những chứng từ quan trọng để tiến hành thanh toán, đóng thuế hay khai báo hải quan.
Phân loại Invoice (hóa đơn)
Hiện tại có 2 loại Invoice chủ yếu đó là Proforma Invoice và Commercial Invoice.
Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ)
Hóa đơn này được lập ra cho sự thỏa thuận giữa hai bên người mua và người bán. Khi người mua gửi đơn đặt hàng (PO), với thông tin về đơn gửi vừa nhận được thì người bán sẽ gửi hóa đơn chiếu lệ (PI) cho người mua, để họ chấp thuận với giá cả; và thanh toán tiền cọc hoặc thanh toán 100%.
Proforma Invoice không có giá trị thanh toán. Bởi vì chỉ là sơ bộ nên hóa đơn chiếu lệ có thể chỉnh sửa. Thời điểm phát hành PI không có quy định rõ ràng, nhưng thường là trước khi giao hàng lên tàu.
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
Là hóa đơn thương mại trong giao dịch hàng hóa, có chức năng pháp lý và thanh toán thuế. Thời điểm thực hiện hóa đơn thương mại là sau khi hàng hóa được đưa lên container và xếp lên tàu.
Người bán gửi cho người mua CI và những chứng từ liên quan về vận đơn, chứng nhận xuất xứ,… để người mua thực hiện thanh toán hàng. Yêu cầu để giao dịch được thực hiện là người mua phải chi trả đúng đủ số tiền đã ghi trong CI cho người bán.
Tại sao cần phải có Invoice?
Invoice là rất cần thiết trong hoạt động thương mại và xuất nhập khẩu. Bởi vì Invoice là một trong những chứng từ quan trọng để bạn tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai báo hải quan.
Invoice được xem là bằng chứng giúp người mua đảm bảo được một số quyền lợi như: Xác định quyền sở hữu đối với sản phẩm, dịch vụ, số lượng, giá cả,… Từ đó có căn cứ để khiếu nại về chất lượng hàng hóa, dịch vụ cũng như yêu cầu về các chế độ bảo hành,…
Vai trò Invoice là gì trong xuất nhập khẩu?
Invoice được lập ra nhằm mục đích làm chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. Invoice cũng xác nhận về nghĩa vụ thực hiện giữa hai bên theo thỏa thuận. Người bán cung cấp lô hàng cho người mua; người mua phải có trách nhiệm thanh toán số tiền đầy đủ được ghi trên Invoice cho người bán.
Ngoài ra, trên Invoice ghi chép chi tiết những thông tin về số tiền thanh toán, cùng một số điều kiện kèm theo về hàng hóa, điều kiện thanh toán, số lượng hàng hóa. Những thông tin này làm căn cứ để hai bên thực hiện đúng nghĩa vụ mua bán của mình.
Một số lưu ý khi làm hợp đồng thương mại Invoice
Bởi vì Invoice là một chứng từ thương mại rất quan trọng, đặc biệt là trong mua bán xuất nhập khẩu. Vậy nên tuyệt đối không để xảy ra bất kỳ một lỗi sai nào dù là nhỏ nhất. Chỉ mỗi lỗi nhỏ cũng khiến giao dịch gặp vấn đề.
Trước khi làm Invoice, bạn nên cẩn trọng và tìm hiểu kĩ để tránh xảy ra sai sót. Dưới đây là một số lưu ý cho bạn khi làm hợp đồng thương mại Invoice:
- Hóa đơn thương mại Invoice không có điều kiện giao hàng CIF hay điều kiện giao hàng FOB.
- Chứng từ Invoice phải có trách nhiệm thông báo về các bên liên quan đến giao dịch, các bên liên quan đến vận chuyển, hàng hóa được vận chuyển, mục đích sử dụng hàng hóa, nơi sản xuất và HS code.
- Invoice được coi là có giá trị khi có đầy đủ chữ ký và con dấu xác nhận của người bán.
Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại
Trong quá trình lập hóa đơn thương mại, nhiều công ty vẫn hay bị sai sót một số thông tin quan trọng và bị hải quan bắt lỗi. Dưới đây là những lỗi thường gặp trong hóa đơn thương mại:
- Tính nhầm giá trị đơn hàng. Phổ biến nhất trong trường hợp giá đơn hàng được tính theo điều kiện giao hàng CIF, tuy nhiên bên bán hàng lại tính giá trị đơn hàng theo giá FOB. Một số trường hợp khác không ghi chép chi tiết các chi phí phát sinh về sau.
- Người giao hàng cho nước ngoài sẽ nhận được số tiền chiết khấu. Tuy nhiên trên hóa đơn thương mại Invoice chỉ ghi thực thu mà không phản ánh khoản chiết khấu này.
- Không thể hiện điều kiện giao hàng trong incoterms, tên cảng xuất, cảng nhập.
- Một số thông tin về tên hàng ghi không đúng như hợp đồng hay packing list, gộp quá nhiều mặt hàng vào chung một loại.
Hy vọng những thông tin trên của THPT Chu Văn An đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Invoice là gì và vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu. Để lại phản hồi nếu bạn có bất kì thắc mắc gì. Hẹn gặp lại bạn ở bài viết sau nhé!
