Tác giả: Hồng Trâm – Ngày đăng: 14-12-2021
Fax là gì? Máy fax, số fax là gì hay gửi fax bằng cách nào nhanh nhất? Cùng tìm hiểu ngay với THCS Hưng Bình nhé!
Bạn muốn biết fax là gì hay có những cách nào để gửi fax nhanh nhất thì hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của THCS Hưng Bình nhé!
Fax là gì?
Fax là gì? Định nghĩa về fax rất dễ hiểu, nó là một kỹ thuật điện tử gửi bản sao trực tiếp thông qua hệ thống dây điện.
Chính vì thế mà fax còn được gọi với cái tên khác là điện thư hay điện sao.
Một số khái niệm liên quan đến fax
Số fax là gì? Fax có bao nhiêu số
Số fax là một dãy số cố định giúp phân biệt thông tin và xác định địa chỉ máy đích để tránh gửi nhầm sang máy fax khác.
Thông thường fax có khoảng 10 số với định dạng là + 84 (8) 24567889 bởi chủ yếu các công ty hay cá nhân đều lấy số điện thoại của công ty.
Máy fax là gì?
Máy fax chính là loại máy được sử dụng để gửi fax, nó có khả năng đọc, rò quét văn bản gốc sau đó biến đổi thông tin thành tín hiệu và gửi qua đường dây điện đến máy nhận.
Máy nhận sẽ đổi ngược tín hiệu điện và in văn bản lên giấy.
Gửi fax là gì?
Gửi fax là hoạt động gửi văn bản thông tin cho người nhận thông qua số fax.
Công dụng của fax là gì?
Mặc dù fax là kỹ thuật điện tín được thay thế cho hình thức liên lạc thư tín trong khoảng thập niên 1980 nhưng fax hiện nay vẫn được nhiều công ty, tổ chức sử dụng bởi fax có một vài công dụng như sau:
- Tính bảo mật cao
- Tránh bị mất hay đánh cắp thông tin
- Tại nhiều quốc gia chữ ký giấy trên fax được tín nhiệm hơn so với chữ ký điện tử trên email.
Các cách gửi fax phổ biến
Gửi fax bằng máy photocopy
Các bước gửi fax bằng máy photocopy cực đơn giản:
- Bước 1: Trên máy photocopy chọn chức năng fax
- Bước 2: Đặt văn bản gốc lên mặt kính của máy photocopy
- Bước 3: Chọn 1 trong 2 cách gửi là gửi thông qua bộ nhớ hoặc gửi trực tiếp.
- Bước 4: Nhập số fax
- Bước 5: Lựa chọn loại bản gốc và độ phân giải
- Bước 6: Nhấn Start để gửi
Gửi fax bằng máy tính
Ngoài máy photocopy bạn cũng có thể gửi fax thông qua máy tính, nhưng máy tính của bạn phải được cài đặt Fax Modem và một chương trình có chức năng gửi và nhận Fax.
Các bước gửi fax như sau:
- Bước 1: Mở fax trên màn hình Desktop
- Bước 2: Trên thanh công cụ bạn chọn new fax hoặc vào file chọn send a fax.
- Bước 3: Xuất hiện cửa sổ Fax Configuration Wizard chọn next.
- Bước 4: Ở cửa sổ Send Fax Wizard mục To bạn điền tên công ty hay tên người nhận, mục fax number bạn nhập số fax (có thể gửi nhiều số fax cùng một lúc bằng cách nhấn nút add) rồi nhấn next.
- Bước 5: Mục Cover page template chọn mẫu fax, mục Subject line nhập tiêu đề fax, note là ghi chú cho fax.
- Bước 6: Ở mục Schedule bạn tích chọn Now để gửi ngay hay Specific time in the next 24 hours để chọn thời gian gửi. Nếu bạn muốn gửi fax ưu tiên bạn chọn High và ngược lại chọn Low nếu muốn gửi chậm. Tiếp đó chọn Next.
- Bước 7: Nhấn xem lại bản fax bằng cách chọn Preview Fax cuối cùng chọn Finish để kết thúc gửi fax.
Gửi fax bằng email
Liệu có thể gửi fax qua email được không? Câu trả lời đương nhiên là có, bạn chỉ cần thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập fax.plus
- Bước 2: Chọn sign up for free
- Bước 3: Dùng tài khoản Google để đăng nhập
- Bước 4: Thêm số điện thoại của bạn
- Bước 5: Vào Gmail soạn thư mới, thêm số fax và thêm đuôi @fax.plus, thêm tiêu đề fax, tệp văn bản cần gửi
- Bước 6: Chọn send để gửi, sau đó bạn sẽ nhận được email thông báo đã gửi fax thành công.
Lưu ý khi gửi fax
Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng mà bạn không thể bỏ qua khi gửi fax:
- Những bản fax chưa được gửi sẽ nằm trong Outbox, còn nếu đã gửi thành công bạn có thể xem lại ở mục Sent Items.
- Các bản fax nhận được nằm trong mục Inbox.
- Bạn có thể cài đặt in trực tiếp bản fax ngay sau khi nhận được hoặc sao lưu bản fax trong máy.
- Bạn cũng có thể gửi fax từ những ứng dụng khác nhưng bắt buộc phải có chức năng in như Excel hay Word và các chương trình xử lý hình ảnh.
Qua bài viết này của THCS Hưng Bình chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ hơn về fax là gì hay máy fax, số fax và những cách gửi fax thông dụng nhất rồi phải không nào? Hãy Like và Share bài viết này ngay cho mọi người nhé!