Kỹ năng viết proposal là một kỹ năng rất quan trọng hiện nay. Vậy nên sẽ thật là một tổn thất lớn nếu như các nhà marketer thiếu đi kỹ năng này – một trong các bí quyết thành công của các doanh nghiệp hiện nay. Vậy proposal là gì? Cách viết Proposal hiệu quả như thế nào? Hãy cùng THCS Hưng Bình tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.
Proposal là gì?
Proposal trong từ điển Anh – Việt được hiểu là đề xuất.
Nội dung của một bản Proposal nhằm trình bày về ý tưởng, hình ảnh, thiết kế hoặc phương thức tổ chức sự kiện dành cho một dự án hay một công trình nào đó đáp ứng mục tiêu đặt ra ban đầu.
Có thể nói một cách dễ hiểu, proposal là hình thức trình bày trang trọng phần ý tưởng của bạn (hoặc công ty, doanh nghiệp của bạn) gửi đến đối tác hoặc khách hàng, đối với mọi loại hàng hóa hay dịch vụ mà bạn muốn trình bày.
Proposal trong marketing là gì?
Khi được đưa vào trở thành thuật ngữ chuyên ngành của Marketing thì Proposal được hiểu cặn kẽ như sau:
Proposal sẽ là một đề xuất với nội dung trình bày về các ý tưởng mang tính sáng tạo cho một dự án nào đó chuyên về lĩnh vực Marketing, và ý tưởng này sẽ được gửi đến cho đối tác hoặc khách hàng với thái độ trang trọng nhất.
Việc cung cấp Proposal cho khách hàng nhằm mục đích có thể thuyết phục họ hài lòng với những đề xuất về ý tưởng được đưa ra, thúc đẩy hành vi sử dụng dịch vụ chiến lược marketing của công ty bạn.
Vì vậy mà Proposal trở thành chiếc cầu nối vô cùng quan trọng giúp cho doanh nghiệp của bạn kết nối hiệu quả với khách hàng, định hướng mối quan hệ hợp tác phát triển lâu dài giữa các bên.
Cấu trúc tiêu chuẩn của một proposal
Theo các chuyên gia trong lĩnh vực Marketing, một bản Proposal chuẩn chỉnh và tạo được ấn tượng từ cái nhìn đầu tiên phải có đủ cấu trúc 4 phần như sau:
(1): Phần giới thiệu – An introduction
(2): Phần hướng về đối tượng trung tâm là khách hàng – Client-centered
(3): Phần đề xuất chi tiết – A detailed description of what you propose to do
(4): Phần trình bày kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, khả năng hoạt động marketing của bạn – Your experience and expertise
Các bước để lên một bản proposal hoàn chỉnh
Bước 1: Viết An introduction Proposal
- Tên dự án/ chương trình và hình thức của nó (Ví dụ: Hội chợ, hội thảo, triển lãm…)
- Giới thiệu bạn/ công ty/ doanh nghiệp của bạn là ai và tại sao gửi proposal này; thành viên tham gia dự án; người chịu trách nhiệm chính.
- Nếu chi tiết nội dung muốn đề xuất.
- Khung nội dung chương trình.
- Cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ.
- Trên cùng của proposal bạn nên tạo một cái Title page ngắn gọn về tên của bản proposal.
Bước 2: Đặt khách hàng là trung tâm – Client-centered
Đây chính là phần tạo sự khác biệt và góp phần tạo nên thành công của Proposal. Trong phần này, mục tiêu của bạn là chứng minh công ty bạn hiểu những gì khách hàng tiềm năng cần và muốn và mong muốn đáp ứng hết sức có thể:
- Nêu lí do tại sao thực hiện chương trình.
- Lợi ích của các bên tham gia.
- Thời gian và địa điểm.
- Liệt kê khung thời gian chương trình diễn ra và địa điểm tổ chức.
Bước 3: Xây dựng nội dung Proposal thuyết phục khách hàng hiệu quả
Khi đã mô tả về nhu cầu và những gì khách hàng quan tâm, phần tiếp theo bạn cần mô tả chi tiết về sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn.
Phần này bạn mô tả chính xác những gì bạn đề xuất làm cho dự án. Đây được xem là phần quan trọng nhất của Proposal.
Bạn phải đưa ra một ý tưởng (concept) dựa trên phần customer insight sao cho chính xác và phù hợp nhất với nhãn hàng và triển khai nó thành các đề xuất cụ thể.
Bước 4: Đưa kinh nghiệm, chuyên môn và cách xử lí vào Proposal
Đây là phần cuối cùng của Proposal.
Phần này bao gồm tất cả các thông tin mà bạn có sẽ thuyết phục khách hàng tiềm năng rằng bạn là lựa chọn tốt nhất để thực hiện dự án của họ. Nội dung thường bao gồm:
- Giới thiệu lịch sử công ty,
- Các thành viên, nhân sự, hoặc các team,
- Mô tả kinh nghiệm liên quan hoặc danh sách khách hàng bạn đã thực hiện công việc tương tự, và danh sách các dự án thành công mà công ty bạn đã thực hiện.
- Cái giải thưởng, đặc biệt chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực từ khách hàng hài lòng.
Các lỗi thường gặp khi lập proposal
1. Nội dung dài dòng, rườm rà, thiếu sức hút đối với khách hàng
Khi tiếp nhận một bản đề xuất, việc đầu tiên là khách hàng sẽ tìm mục đích của nó là gì? Có đúng với định hướng và nhu cầu mà họ đang cần không.
Tuy nhiên, bạn lại quá tỉ mỉ và “tham” nội dung dài. Phần nào sẽ làm mất đi sự tập trung vào mục đích chính.
Không phải khách hàng nào cũng có nhiều thời gian để đọc hiểu một văn bản quá dài mà không thấy được nội dung chính ở chỗ nào.
Phần lớn, họ sẽ nhanh chóng bỏ qua và chuyển sang đề xuất tiếp theo.
2. Phô bày quá nhiều về khả năng của mình
Tất nhiên khách hàng cần biết năng lực bạn đến đâu, thành tựu bạn đã đạt được là gì để biết liệu bạn có đủ trình độ hợp tác với dự án của họ hay không.
Tuy nhiên, không có nghĩa là bạn sẽ trình bày tới vài trang A4 về những gì mình có thể làm.
Thay vào đó, hãy tập trung vào cách rút ngắn nội dung và vẫn đầy đủ hàm ý, khiến khách hàng tin tưởng, hiểu và chấp nhận.
3. Bố cục của đề xuất thiếu chuyên nghiệp
Như đã đề cập ở trên, bố cục của một bản proposal phải đủ 4 phần.
Dựa theo tiêu chí, mục đích mà khách hàng cần, chúng ta sẽ diễn giải nội dung cho từng phần một cách hiệu quả. Tránh cắt bớt hoặc thêm thắt nội dung gây rườm rà.
Ví dụ một bản proposal
Mẫu đề xuất kế hoạch kinh doanh này mang lại cho bất kỳ bản đề xuất nào mà bạn trình bày cho khách hàng sự tin cậy chuyên nghiệp ngay lập tức.
Một mẫu business proposal hiện đại, gọn gàng và sáng tạo, có cả hai kích cỡ A4 và US Letter, có tổng cộng 24 trang, và trình bày cho người xem với bố cục sáu lưới cột để giúp đọc và nhớ dễ dàng hơn.
Một số khái niệm có liên quan đến proposal
Research proposal là gì?
Research proposal được dịch ra tiếng Việt có nghĩa là Đề xuất nghiên cứu.
Một đề xuất nghiên cứu là một tài liệu đề xuất một dự án nghiên cứu, thường là trong khoa học hoặc học thuật, và thường tạo thành một yêu cầu tài trợ cho nghiên cứu đó.
Các đề xuất được đánh giá về chi phí và tác động tiềm năng của nghiên cứu đề xuất, và về tính đúng đắn của kế hoạch đề xuất để thực hiện nó
Counter proposal là gì?
Counter proposal là Đề xuất đối ứng. Đây là thuật ngữ thường được sử dụng trong lĩnh vực Kinh tế .
Business proposal là gì?
Đề xuất kinh doanh được hiểu là đề nghị bằng văn bản từ người bán dành cho người mua tiềm năng.
Đề xuất kinh doanh chính là bước quan trọng trong quy trình bán hàng phức tạp. Bất cứ khi nào người mua xem xét nhiều yếu tố hơn là giá trong giao dịch mua.
Project proposal là gì?
“Đề xuất dự án” là bản đề xuất mà trong đó người viết có thể trình bày những ý tưởng, thiết kế, cách thức tổ chức sự kiện… cho một dự án nào đó, có thể được trình bày bằng Word, Excel, và Powerpoint.
Đề xuất dự án sẽ thể hiện được hiểu biết của bạn về chủ đề nghiên cứu bạn đang theo đuổi.
Proposal ceremony là gì?
Đây được hiểu là Lễ dạm ngõ. Buổi lễ này nhằm chính thức hóa quan hệ của hôn nhân của hai gia đình.
Với tất tần tật những chia sẻ trên, THCS Hưng Bình hy vọng đã đem đến những thông tin hữu ích, giúp bạn đọc hiểu proposal là gì cũng như cách trình bày một ý tưởng Proposal hiệu quả. Hãy like, share để lan tỏa những thông tin hữu ích này nhé.
