OKR là gì? OKRs được các doanh nghiệp áp dụng như thế nào trong công việc? OKRs và KPI liệu có giống nhau? Hãy để THCS Hưng Bình cùng các bạn tìm hiểu sâu hơn về mô hình này nhé.
OKR là gì?
OKR là viết tắt của từ gì?
OKRs là viết tắt của cụm tiếng anh “Objectives and Key Results” nghĩa là Quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt.
Định nghĩa của OKR là gì?
OKR là một mô hình quản lý giúp công ty gắn kết các mục tiêu cụ thể với kết quả chung của một tổ chức hoặc tập thể lớn.
Để áp dụng OKRs, các công ty phải hướng tất cả các thành viên tuân theo các mục tiêu rõ ràng và cụ thể.
Cấu trúc của của OKRs?
Cấu trúc OKRs được xây dựng bởi hai phần chính: mục tiêu (Objectives) và Kết quả then chốt (Key result). Với mỗi phần, sẽ có từng câu hỏi kèm theo:
- Mục tiêu: Đích đến là gì?
- Kết quả then chốt: Làm thế nào để đạt được điều đó?
Như vậy, mục tiêu (Objective) sẽ được đặt ra cho từng bộ phận, cá nhân. Kết quả then chốt sẽ là các bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Hệ thống này sẽ được áp dụng trong toàn bộ cơ cấu tổ chức của công ty, từ cấp quản lý đến các phòng ban, kể cả từng cá nhân.
Bằng cách tạo ra mối liên kết giữa các lớp trong tổ chức, chúng sẽ ảnh hưởng lẫn nhau để giúp mọi người gắn kết và có chung chí hướng trong công việc.
Nguyên lý hoạt động của OKRs?
OKRs là một mô hình để quản lý các mục tiêu kinh doanh, nhưng OKR hoạt động hơi khác một chút vì nó dựa trên một hệ thống niềm tin. Có bốn yếu tố trong hệ thống niềm tin OKR, đó là:
- Tính tham vọng: Mục tiêu đặt ra phải cao hơn ngưỡng năng lực
- Tính đo lường: các kết quả chính phải được định lượng và đo lường được
- Tính minh bạch: tất cả các thành viên trong cơ cấu tổ chức của công ty, từ Giám đốc điều hành đến nhân viên thực tập, đều biết và tuân theo các OKR của công ty.
- Tính hiệu suất: OKR không được sử dụng để đo lường hiệu suất của nhân viên.
Ngoài ra, OKRs còn liên kết với CFR tạo nên một cặp bài trùng hoàn hảo. Trước tiên, thì chúng ta hãy cùng tìm hiểu CFR là gì nhé. CFR là từ viết tắt của Conservations – Feebacks – Regconitions, trong đó:
- Conservations (trao đổi): Những cuộc trao đổi mang tính chất xây dựng giữa người quản lý và nhân viên, nhằm nâng cao chất lượng công việc.
- Feedbacks (Phản hồi): Những trao đổi giữa nhân viên và quản lý, hoặc giữa các nhân viên với nhau, nhằm có cái nhìn khách quan nhất trong việc đánh giá sự tiến triển và củng cố năng suất làm việc.
- Recognitions (Công nhận): Những hành động biểu dương, ghi nhận những người có đóng góp tích cực cho công ty.
CFR là một công cụ yêu cầu tính minh bạch, trách nhiệm giải trình, quyền hạn và tinh thần đồng đội ở tất cả các cấp của doanh nghiệp.
Như vậy, CFR và OKR củng cố sức mạnh cho nhau, trong quá trình xây dựng mục tiêu, đưa ra mọi vấn đề để cùng bàn bạc, nhằm tạo nên sự minh bạch gắn kết trong tổ chức.
OKR có những lợi ích gì?
OKR là phương pháp giúp doanh nghiệp có thể quản trị hiệu quả mục tiêu kinh doanh của mình, nó có thể giúp doanh nghiệp bước đầu tạo lập được sứ mệnh và nhiệm vụ của mình, định hướng các nhân viên làm việc gắn kết vì mục tiêu chung. Như vậy, ta có thể tóm lược được 5 lợi ích chính mà OKR mang lại:
- Focus (tập trung): Khi tạo lập mô hình OKR, bắt buộc giới hạn số lượng mục tiêu đề ra. Tối đa nên có 5 mục tiêu đối với từng kết quả công việc.
Một chu kì của OKR nên bắt đầu bằng câu hỏi: “Thứ quan trọng nhất trong sáu đến mười hai tháng tới là gì” ?
Bằng cách này, mô hình đã loại trừ được những vấn đề ít cấp bách hơn và chỉ chuyên tâm vào những gì thiết yếu. Từ đó, các nhà lãnh đạo có thể cung cấp cho nhân viên cơ sở định hướng cụ thể nhất cho việc đánh giá.
- Alignment (gắn kết): Khi bắt tay vào làm việc, phải đặt ra trước những mục tiêu then chốt nhất và đảm bảo chúng phải được liên kết với nhau một cách chặt chẽ.
Bởi vì khi kế hoạch được thực hiện, những người quản lý luôn quan niệm rằng những thứ dù cho nhỏ nhặt nhất cũng sẽ ảnh hưởng đến cả một tầm nhìn rộng lớn của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, sự gắn kết trong công việc đóng vai trò thực sự quan trọng trong các quy trình vận hành của công ty.
- Commitment (cam kết): Sau khi tập trung và liên kết các mục tiêu, toàn thể doanh nghiệp sẽ cam kết thực hiện các OKR.
Từ đây, việc theo dõi các cam kết được công khai một cách rõ ràng, minh bạch thông qua các bảng đánh giá. Qua đó, trách nhiệm đối với thành viên trong tổ chức gia tăng một cách đáng kể.
- Tracking (theo dõi): Khi thực hiện OKR, tiến trình làm việc được theo dõi qua những thông số được thiết lập từ trước và được công khai một cách rõ ràng, cụ thể.
Nhờ đó, nhân viên có thể biết năng lực làm việc đến đâu và có những điều chỉnh cụ thể để đạt được hiệu năng tối ưu trong công việc.
- Stretching (Mở rộng): Khi một tổ chức đã có thể tập trung, liên kết các phương hướng cụ thể, thì sẽ hướng tới một mục tiêu cao hơn, thúc đẩy mọi thành viên cố gắng hơn nữa với tinh thần làm việc không mệt mỏi và năng suất công việc vượt sự kỳ vọng.
Đó chính là triết lý điển hình của việc áp dụng mô hình OKRs lên bộ máy quản trị doanh nghiệp.
Case study của FPT:
FPT là gì?
FPT, viết tắt của FPT Joint Stock Company, là một trong những công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin lớn nhất Việt Nam, lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ CNTT.
OKR – từ quản trị mục tiêu cá nhân đến “những điều kì diệu” của công ty
Như chúng ta đã biết, FPT là một tập đoàn công nghệ lớn ở Việt Nam, sở hữu tới 28 000 nhân viên (năm 2019), cộng thêm với việc đơn vị hoạch định mục tiêu dài hạn của mình trở thành TOP 50 công ty cung cấp dịch vụ số. Những điều này dẫn tới những kế hoạch gia tăng nhân sự ở các phòng ban.
Chính vì vậy, bài toán gắn kết toàn bộ thành viên và định hướng cho họ làm việc dưới những mục tiêu đề là một thách thức vô cùng to lớn của công ty.
Vấn đề này đã thúc đẩy công ty thay đổi phương thức quản trị từ Balanced score card (BSC) sang OKR.
Đầu năm 2019, đơn vị đã triển khai đến toàn công ty phương pháp OKR, đặc biệt là đối với các cá nhân. Mỗi nhân viên có cơ hội đánh giá và xác định vấn đề ưu tiên trong công việc.
Phương pháp mới khuyến khích tất cả nhân viên tương tác với người quản lý để hiểu rõ mục tiêu của họ. Bắt đầu bằng việc xác định các vai trò và nhiệm vụ chính. Bằng cách này, hệ thống sẽ thúc đẩy nhân viên có những suy nghĩ, thái độ và hành động chủ động và tích cực để thành công trong công việc.
Hiện nay, FPT vẫn đang triển khai chương trình “OKR – Vì ta xứng đáng” nhằm vinh danh những cá nhân – đại diện bộ phận có tinh thần phấn đấu cao và triển khai xuất sắc công việc dựa trên phương pháp luận OKR..
Vận dụng được hệ thống này thành công lên bộ máy quản trị doanh nghiệp của mình, FPT đã được một số kết quả như mong đợi, mang tới một giá trị mới cho cá nhân và tập thể, giảm thiểu áp lực công việc, khiến cho nhân viên cảm nhận sâu sắc và cống hiến hết sức mình cho những mục tiêu mà cấp trên đề ra.
Cách xây dựng OKR
Cách xây dựng OKRs cho doanh nghiệp:
Để xây dựng OKR cho doanh nghiệp, cần một quy trình và kế hoạch bài bản, bao gồm mười bước như sau:
- Thu thập và tham khảo các ý kiến về mục tiêu công ty
- Tiến hành chọn lọc và công khai mục tiêu công ty
- Các nhân viên xây dựng OKR cho cá nhân
- Các trưởng nhóm, hoặc trưởng phòng phối hợp với nhau xây dựng OKR cho từng phòng ban
- Giám đốc công bố OKR của đơn vị
- Các trưởng nhóm điều chỉnh OKR sao cho phù hợp với các phòng ban
- Nhân viên tiếp tục tạo và điều chỉnh OKR cho cá nhân
- Kiểm tra chéo giữa các phòng ban và các cá nhân với nhau
- Kiểm tra chất lượng OKR
- Công khai OKR chính thức,…
Cách xây dựng OKR cho cá nhân:
Phương pháp quản trị mục tiêu này không chỉ áp dụng cho bộ máy doanh nghiệp, nó còn được áp dụng cho bản thân mỗi cá nhân một cách rất hiệu quả? Vậy làm sao có thể áp dụng nó thành công, hãy để THCS Hưng Bình bật mí cho bạn chỉ với 5 bước dưới đây:
- Thiết lập mục tiêu một cách đơn giản, rõ ràng: Để bắt tay triển khai phương pháp này một cách hiệu quả nhất có thể, bạn nên đặt những mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: giảm 5kg trong vòng 3 tháng.
- Tạo nháp Key results: Các Key results nên là những chỉ số cụ thể, cho bạn dễ đo lường chúng.
Chẳng hạn với mục tiêu “giảm 5 kg trong vòng 3 tháng” thì cần có 3 key results chính: tập thể dục 2 lần mỗi ngày; lượng calo bổ sung vào cơ thể ít hơn 1200 calo; mỗi bữa ăn 1 đĩa rau.
- Hãy liệt kê những lý do để đạt được những Key results này: Mục đích của bước này nhằm tạo thêm động lực cho bạn để thực hiện phương pháp này một cách hiệu quả nhất.
- Tìm kiếm những người bạn đồng hành: Để duy trì động lực, mỗi cá nhân nên tìm những người bạn “cùng chí hướng” để gắn kết và khuyến khích lẫn nhau cùng thực hiện mục tiêu.
- Kiểm tra lại quá trình thực hiện mục tiêu với người bạn đồng hành: Bước này sẽ giúp bạn đánh giá được cái nhìn khách quan nhất tiến trình thực hiện mục tiêu của chính bạn cũng như người bạn đồng hành, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp để có thể thành công hơn với phương hướng của mình.
Mẫu OKR
Mỗi vị trí trong một tổ chức lớn đều có những đặc điểm công việc và trách nhiệm khác nhau. Do đó, phương pháp quản trị mục tiêu này phải được điều chỉnh phù hợp với mục tiêu của từng ngành.
Sau đây, THCS Hưng Bình xin gửi tới các bạn một số templates phổ biến nhất về mô hình này tại đây nhé.
So sánh OKR và KPI:
Giống nhau:
OKR và KPI đều hướng tới cái đích đạt được mục tiêu đã đề ra trước.
Khác nhau:
| OKR | KPI | |
| Cách thức thể hiện: | Là phương pháp quản trị mục tiêu, bao gồm các mục tiêu chính và các Key results đi kèm | Là chỉ số đánh giá hiệu suất kết quả công việc |
| Cơ chế | Dựa trên vào niềm tin vào khả năng con người | Dựa trên nhưng chỉ số để đánh giá năng lực, hiệu quả khi làm việc |
Cuối cùng, mong bạn đã có những kiến thức đầy đủ nhất về OKR, đừng quên để lại lượt like hoặc comment để THCS Hưng Bình có động lực làm bài viết tiếp theo nhé.